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                   Actividades en el museo sede

          

El comisario de exposiciones:
Hitos en la movilidad de las colecciones y
actuaciones en el museo sede de la exposición

 

Charo Fernández.
Restauradora.
Socia de ROA ESTUDIO S.C. Empresa de conservación y restauración de bienes culturales. España.
www.roaestudio.com
Miembro del Grupo de Trabajo de Conservación Preventiva del GEIIC, Grupo Español del Internacional Institute for Conservation. www.ge-iic.org
Coordinadora de la publicación: “Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales” 1
e-mail: charo@ge-iic.org; charofg33@gmail.com

 

Introducción

Las exposiciones temporales han sido tradicionalmente una actividad ligada a los grandes museos. Sin embargo en los últimos años hemos podido observar cómo diversas entidades privadas han invertido grandes sumas, casi en competición con las administraciones públicas, para la organización de exposiciones temporales de gran impacto mediático y resonancia social. Esto ha generado una profusión de la oferta y como consecuencia una movilidad frenética de las colecciones entre regiones y países.

Con este panorama debemos resaltar dos hechos preocupantes:

*El incremento del riesgo, en cuanto a conservación, de los bienes culturales   expuestos a traslados y exhibición fuera de sus lugares de ubicación habitual.

*Las variables en los procedimientos aplicados en exposiciones temporales según   países y prestadores, instalaciones donde se realizan y políticas de los diversos focos   gestores.

Estos grandes condicionantes hacen necesario regular las prácticas y aplicar protocolos sensatos en los procedimientos que afectan a la conservación de los bienes culturales.

De esto trataremos en esta presentación haciendo un recorrido por estos apartados:

*Factores de riesgo de los bienes culturales sometidos a movilidad.

*Procedimientos de evaluación para el préstamo.

*Procedimiento de supervisión de las obras durante su tránsito. Procesos en el museo   sede de la exposición.

 

Consideraciones previas:

Los comisarios de exposiciones son profesionales encargados custodiar los bienes culturales que se prestan para una exposición temporal durante su periplo.

Bajo su responsabilidad está supervisar que el tránsito que realizan los objetos, se realice conforme a los acuerdos pactados entre prestador y receptor y en hacerlos cumplir.

Otra de las responsabilidades que asume en el desempeño de su trabajo es hacer compatible lo “deseable” con lo “posible”; es decir, establecer prioridades frente a posibles contingencias de las que ningún traslado de objetos está libre.

Para ello debe estar dotado de una serie de conocimientos fundamentales sobre las condiciones en las que el objeto va a viajar y ser expuesto fuera de su lugar habitual.

Estos conocimientos se refieren a:

*Las características de los bienes culturales que tendrá a su cargo: estado de   conservación y requerimientos de conservación preventiva particulares para cada    objeto.

*Las características de la sede que acogerá los bienes culturales para su exhibición   temporal: infraestructura de las instalaciones, medios técnicos y capacitación del    personal.

 

Factores de riesgos:

( ir a: Power-point 1 )

Antes de entrar de lleno en los procedimientos que ayudarán al comisario a realizar con rigor sus funciones, debemos conocer varios aspectos básicos relacionados con los factores de riesgo que afronta un bien cultural sometido a movilidad. Tener presentes estos factores hará que el comisario aplique, con conocimiento de causa, procedimientos que le ayuden a detectar con antelación focos de deterioro y prevenir sus consecuencias.

 

1. Factores a considerar relacionados con el propio objeto y su naturaleza:

       *los materiales  de  que  está  hecho y su grado de vulnerabilidad intrinseca a             distintos agentes de deterioro.

       *los sistemas de fabricación/ construcción y las condiciones con qué puede ser          movido.

        *las intervenciones anteriores que ha sufrido hasta la fecha y sus áreas y puntos          de fragilidad.

       *el grado de deterioro que presenta, la conveniencia de su restauración y el          grado de intervención que necesita, en función de su movilidad.

       *las condiciones de aclimatación ( Tº, HR, luz) que es preciso mantener, en           función de las que son habituales para el objeto.

        *las características de manipulación, los sistemas expositivos, los materiales y           sistemas de embalaje compatibles.


2. Factores a considerar relacionados con el movimiento que se propone:

         *la situación y accesibilidad en los puntos de la recogida y de entrega (rutas de           acceso, tipo de recubrimiento del suelo, ascensor, seguridad, etc.)

        *las capacidades y ayuda técnica para el manejo tanto en origen como en           destino (capacitación del personal, medios técnicos y humanos, etc..).

         *las capacidades y ayuda técnica de la compañía de embalaje y/o transporte            (capacitación del personal, medios técnicos y humanos, etc..)

         *el medio de transporte (en camión, avión, barco o tren; transporte exclusivo o           combinado; viaje directo o no, etc)

         *el tiempo total del viaje y el tiempo de permanencia de la obra fuera de su           lugar habitual.

         *el ambiente físico durante el transporte (estado de las carreteras, del clima,           etc.).

         *la presencia o no de un comisario de acompañamiento durante el viaje.

         *las condiciones y regulaciones internacionales de trabajo (requisitos legales           especiales, política de aduanas específica);

         *la situación política del país o región al que viaja.

 

A pesar de que este listado de factores debería constituir un filtro a la hora de decidir qué objetos pueden ser movidos y bajo qué condiciones, la experiencia evidencia infinidad de casos que nos dicen lo contrario. La premura de los plazos, la improvisación, las decisiones equivocadas, la información defectuosa y la falta de capacitación son frecuentes, dando lugar a situaciones de riesgos que hubieran sido evitables.

Seguramente algunos tendrán en mente una buena batería de “malas experiencias y riesgos innecesarios” que podrían haberse evitado con decisiones correctas y control sobre ellas. Reflejamos algunas de ellas de manera rápida:

       *Piezas que viajan en estado de conservación precario, bien por el grado           de fragilidad o por el alto grado de deterioro que presentan, al no haberse           denegado su préstamo o realizado tratamientos previos de estabilización y           restauración.

        *Embalajes defectuosos que producen deterioros en los objetos por abrasiones,           falta de aislamiento frente a distintos focos de deterioro, o sin los debidos           elementos amortiguadores frente a caídas o accidentes en su transporte.

        *Defectos en la supervisión e inventario durante los embalajes de las obras que            producen pérdidas de elementos de éstas. Sistemas de cierres deficientes            frente a robos y actos de vandalismo.

        *Accesos complicados en la sede o en origen, que hacen difícil y peligrosa la            manipulación de objetos pesados o de gran tamaño.

        *Manipulaciones incorrectas e improvisadas por falta de información, por falta           de capacitación profesional del personal.

        *Montajes e instalaciones museográficas incorrectas, a veces por falta de           información a los responsables del diseño y producción museográfica.

        *Condiciones de exhibición que no cumplen los requisitos de conservación           preventiva, valores inadecuados del clima (Tª, HR, Luxes), insuficientes           medidas de seguridad en la sede, museografías deficientes.

 

Todas estas consideraciones previas conducen a la necesidad de regular los procedimientos que se siguen en todo este proceso, con el fin de no fiar ninguno de ellos a la improvisación y disponer de información técnica cualificada, que nos permita establecer con precisión las exigencias mínimas de conservación de las obras.

 

Procedimientos de evaluación para el préstamo:

(ir a: Power-point 2)

La decisión de prestar un objeto para una exposición temporal debe estar sustentada por informes que nos permitan evaluar los riesgos que corre el objeto en su movilidad y que consideren los factores anteriormente enumerados.

La propuesta metodológica que vamos a exponer se basa en la cumplimentación y evaluación de dos informes cruciales para la conservación de los objetos en préstamo. 2

     Uno de ellos es el Informe de instalaciones y el documento que evalúa los datos contenidos en él. Mediante él podremos recabar y evaluar información relevante para la conservación de los bienes culturales, sobre las instalaciones de los espacios expositivos, los movimientos internos de las obras, la seguridad y las competencias del personal involucrado. Se trata con ello de optimizar el diálogo entre instituciones para adecuar las condiciones ofrecidas con las condiciones de conservación exigidas, a fin de prevenir riesgos sobre los bienes  culturales.

Es importante resaltar la especial relevancia de la información sobre las capacidades del personal con que cuenta la sede para las distintas operaciones que se despliegan en la organización de una exposición temporal: personal encargado de manipulación, de museografía, de conservación-restauración, de seguridad, de mantenimiento, etc.

Analizar con detenimiento los datos aportados en el informe de instalaciones, permitirá al prestador detectar las deficiencias subsanables y formular las exigencias, adecuaciones y soluciones específicas, como: instalar un termohigrógrafo o un data-logger, desconectar la calefacción radiante, instalar barreras, construir una rampa en un acceso, instalar un doble puerta, etc . A su vez, permite a la institución organizadora, valorar las adecuaciones que se le solicita.

El objetivo de la evaluación es buscar y ofrecer soluciones para hacer cumplir los requerimientos de préstamo de obras con el fin de aproximarse al riesgo cero. Son resoluciones que implican una gran responsabilidad y por ello esta evaluación debe ser emitida por escrito y debidamente firmada por los responsables de llevarla a cabo.

En virtud del hecho de que el Informe de instalaciones y su evaluación tienen “valor de compromiso”, deberá llevarlos consigo el correo en el acompañamiento y durante la entrega de las obras a su cargo, para verificar el cumplimiento de lo estipulado en el documento, así como constatar las modificaciones y especificaciones derivadas de la evaluación.

   El otro lo constituye el Informe interno de evaluación para el préstamo de una obra y en él se hace acopio de la información necesaria sobre el estado de conservación del objeto solicitado en préstamo, y aquellos aspectos relacionados con la conservación preventiva del mismo con vistas a su movilidad, evaluando si es posible que el objeto sea prestado y con qué requerimientos.

Este informe que contiene varios filtros determinará si la obra se presta o no, y aglutina una información evaluada por expertos en conservación y otras áreas de responsabilidad del prestador, que conformarán la información que acompañará a la obra en su traslado.

De manera que este informe incluirá la resolución emitida en la evaluación de las instalaciones de la sede, una evaluación de los tratamientos de estabilización y restauración que requiere la obra para su préstamo y un conjunto de requerimiento particularizados sobre conservación preventiva: condiciones ambientales, indicaciones de embalaje y transporte e indicaciones de montaje y exhibición.

 

Como vemos ambos procedimientos de evaluación son la fuente de información más importante para definir, desde el punto de vista de la conservación, en qué condiciones se presta una obra y con qué condiciones se va a trasladar y exhibir.

Estos requerimientos se incluirán en los convenios y contratos de préstamo entre la institución prestadora y la receptora, además de otras cláusulas que tienen que ver con aspectos jurídicos, económicos, de seguridad, permisos de reproducción, etc….

 

Procedimiento de supervisión de las obras durante su tránsito:

(ir a: Power-point 3)

La conservación y seguridad de las colecciones deben estar apoyadas en datos que tengan como característica principal su fiabilidad.

Las evaluaciones técnicas de los informes descritos en el apartado anterior serán fundamentales para guiar el trabajo del comisario, que deberá estar familiarizado con ellas antes de iniciar su cometido, sirviéndole de soporte para cubrir correctamente la supervisión de las obras durante su tránsito.

El comisario se puede enfrentar a numerosas situaciones en los distintos momentos de supervisión del tránsito de los bienes culturales, que deberá resolver dejando constancia de incidencias y daños en el estado del objeto que supervisa o exigencias de modificación en los sistemas. Esto devendrá en muchos casos en levantamiento de actas, aplicaciones de cláusulas del seguro, requerimientos de compensaciones económicas y otros muchos trámites administrativos y legales.

Para ello se propone un documento que estandariza este procedimiento y que aborda información no solo referida al estado de la obra, sino también a aspectos directamente relacionados con las condiciones de conservación preventiva requeridas 3.

Se trata del Informe de estado y condiciones de conservación de la obra en tránsito, que permite realizar un seguimiento de la obra, hacer las comprobaciones oportunas y documentar las eventualidades del movimiento a través de estos apartados de control:

        *Estado de conservación inicial de la obra y de los elementos            complementarios.

        *Embalaje: materiales, sistemas y contenedores.

        *Transporte terrestre: características y condiciones.

        *Montaje: materiales, sistemas y manipulación.

        *Condiciones ambientales: clima, luz y calidad del aire.

 

Con el fin de prevenir al máximo los riesgos del entorno a los que se ve sometida la obra durante el periplo, este informe se convierte en una memoria documentada de todo el tránsito, registrando los resultados de los controles que se efectuarán de manera obligada en cuatro momentos:

        *Momento de su embalaje en origen.

        *A la llegada a la sede.

        *En el momento de su reembalaje.

        *A la llegada al lugar de origen.

La primera redacción y anotaciones de verificación deben estar realizadas en origen, por especialistas en conservación y restauración de la institución prestadora, a ser posible la misma persona que actuará como comisario, en el caso de que se decida acompañar a la obra.

El informe se utiliza en el seguimiento de las obras en tránsito por quienes tienen esta responsabilidad: el comisario y los conservadores-restauradores de sede, para reflejar verificaciones e incidencias.

Este documento evita a propósito el formato tipo casillas, que se rellenan con una cruz, en aquellos apartados que describen el estado de conservación y las condiciones de exhibición y manipulación, por considerar que la casuística a la que podemos enfrentarnos es tan variada que hace imposible reflejar todas las posibilidades.

Veamos los procesos que se realizan en la sede y que se apoyan en este procedimiento.

 

Procesos en el museo sede de la exposición

Entrega y recepción de las obras embaladas.

Con este proceso la empresa de transportes hace entrega de las obras, dentro de sus embalajes cerrados, al responsable de la sede, éste último pueden ser el responsable del registro y en todo caso siempre un responsable de la seguridad.

Para ello se firma un acta de entrega entre la empresa de transporte y los responsables de la sede en la que se certifica que los embalajes son recibidos por ésta, sin verificar en ese momento su contenido.

Es importante señalar que a partir de la firma de este acta, la custodia de las obras queda en manos de la sede a efectos del seguro de las obras, con las modificaciones que ello comporta en cuanto al precio y otras cláusulas de la póliza de seguro.

Este proceso realiza en presencia del comisario que verificará varios aspectos siguiendo el Informe de condiciones y estado de conservación de la obra en tránsito:

        *Comprobación de que las salas destinadas a almacenar los objetos           dentro de sus embalajes, están dotadas de medidas de seguridad,           vigilancia y sistemas de climatización según exigencias del préstamo.

        *Supervisión del recorrido que realizarán las obras dentro de sus embalajes,           desde la zona de descarga hasta la zona de reserva.

        *Comprobación de que la estiba de los embalajes dentro del camión es            correcta.

        *Comprobación de que la descarga de embalajes se realiza con los medios           mecánicos y humanos adecuados.

        *Comprobación de que las cajas no presentan señales de deterioros, golpes, o           desperfectos

        *Comprobación de que los precintos de seguridad están intactos y de que las           cajas no han sido abiertas.

        *Control riguroso de que todas las cajas registradas en el lista de embalajes se           introducen en la sede.

 

Supervisión de las salas.

El comisario dispondrá de información sobre las instalaciones e infraestructura de las salas de exhibición, derivada de las evaluaciones que su institución habrá efectuado antes de acceder al préstamo de la obra.

Como hemos dicho anteriormente, dispondrá de las exigencias que esa evaluación haya determinado en cuanto a realizar modificaciones específicas en la sala, los accesos y otras circunstancias.

Por lo tanto verificará que se han cumplido esas exigencias y revisará los siguientes aspectos en contacto directo con los responsables de la sede. Su interlocutor natural deberá ser el coordinador de la exposición quién le proveerá de la información precisa o de los contactos con los responsables de otras áreas: curador, jefe de mantenimiento, jefe de seguridad, etc..

        *Comprobación de que los trabajos propios de construcción museográfica e           instalación de equipos y mobiliario están ultimados.

        *Comprobación de la limpieza de salas y de recorridos libres de obstáculos.

        *Comprobación de la ubicación y sistemas expositivos destinados a las obras a           su cargo.

        *Comprobación de los sistemas de control ambiental, de iluminación y  de           seguridad.

Desembalaje de las obras

Las obras se desembalan siempre en presencia del comisario y en presencia de los especialistas en conservación y restauración de la sede, quienes supervisarán todos los momentos de este proceso. Sin su presencia no se podrá llevar a cabo ninguna manipulación tanto del como fuera de la obra.

Concurren en este proceso el personal destinado al desembalaje y a la manipulación de las obras, así como los especialistas en montaje de elementos museográficos.

Durante este proceso deben quedar reflejadas las incidencias o la ausencia de ellas en el Informe de condiciones y estado de la obra en tránsito, y se abordarán verificaciones de todos los apartados contenidos en él:

  1. Comprobación de que el precinto sigue intacto y que la caja se abre en ese momento.
  2. Control sobre el sistema de apertura de la caja y la retirada de anclajes interiores, para facilitar la extracción del objeto.
  3. Comprobación del interior del embalaje, verificando que ninguno de los materiales de amortiguación se han desplazados, ni causado daños en las obras.
  4. Comprobación de que el emplazamiento de la obra dentro del embalaje ha permanecido estable.
  5. Comprobación e inventario de todos los elementos constitutivos de la obra.
  6. Control sobre la manipulación del objeto para ser extraído del embalaje, tanto de los medios técnicos como del personal necesario para llevarlo a cabo.
  7. Documentación fotográfica de todo el proceso.

 

Control del estado de conservación de la obra.

El comisario y el personal especialista en conservación y restauración de la sede examinarán la obra para comprobar que presenta un estado de conservación adecuado para ser exhibido.

El Informe de estado y condiciones de conservación de la obra en tránsito es de nuevo el documento que servirá de apoyo fundamental para este proceso, donde nuevamente se pone de relevancia la importancia de la  información fiable y precisa que hará seguro este procedimiento.

El resultado del examen del estado de la obra quedará también reflejado en dicho informe, tanto si no hay incidencia o cambios, como si se aprecian daños o aspectos de fragilidad a considerar.

Las anotaciones en este momento deben ser redactadas de forma clara y precisa, porque configuran la memoria del momento en el que la obra es depositada para su exhibición, y serán el referente para comprobar su estado en la recogida. El proceso se completa con una documentación fotográfica exhaustiva que deje también constancia del examen efectuado.

Las incidencias en cuanto a deterioros apreciados en este momento deben considerar la fuente que los ha producido y obligan a arbitrar modificaciones en los sistemas que han generado el problema, para evitarlo en el retorno de la obra a origen.

Puede darse el caso de daños que obliguen a actuaciones de estabilización y freno de deterioros. Los protocolos obligan a comunicar al prestador la incidencia y a obtener su autorización para realizar cualquier actuación en la pieza.

Instalación museográfica.

La instalación de las obras en su ubicación museográfica, al igual que en los anteriores procesos, se realizará siempre en presencia del comisario y del personal de conservación y restauración de la sede. A este proceso acceden especialistas en manipulación e instalación de elementos y mobiliario museográfico, y le corresponde al comisario supervisar todos los aspectos relacionados con la manipulación y los sistemas ideados exhibir las piezas:

  1. Comprobación previa de los sistemas de anclaje y mobiliario museográfico destinados a las obras, realizando las oportunas sugerencias de modificación si no revisten la seguridad exigible.
  2. Supervisión de los materiales de contacto con la obra en su lugar de ubicación, comprobando la compatibilidad de éstos con los materiales constitutivos de la misma.
  3. Supervisión de los métodos de manipulación de la obra en función de sus puntos de fragilidad o vulnerabilidad.
  4. Control de los espacios de tránsito próximos a la obra durante el proceso de montaje de la exposición y todos aquellos detalles que aseguren que su instalación es definitiva y segura.
  5. Medición de las condiciones ambientales y lumínicas y control de los sistemas para procurar los niveles exigidos.
  6. Control de los sistemas de seguridad general o especiales que requiere la pieza: colocación de alarmas, cierre de vitrinas blindadas, etc..

 

Una vez concluida la instalación de la obra, no podrá ser modificado su emplazamiento ni ser objeto de ninguna manipulación sin la presencia del comisario, y en su ausencia, sin la autorización expresa del prestador.

Todas aquellas observaciones referidas a la instalación definitiva de las obras también se reflejarán en el informe de condiciones y estado de la  obra en tránsito como culminación de todo el proceso de verificación de las obras en la sede antes de la inauguración de la exposición.

El conjunto de procesos por los cuales las obras quedan depositadas e instaladas en la sede culmina con la firma del acta de entrega y recepción de las obras, esta vez entre el prestador (que delega en el comisario) y la sede (que puede estar representada por el coordinador o el jefe de registro) y con la firma del informe de condiciones y estado de conservación de la obra en tránsito por parte del comisario y los responsables de conservación y restauración de la sede.

 

CONCLUSION

Hemos realizado un recorrido sobre distintos factores a considerar en el préstamo de bienes culturales, que demuestran la importancia de gestionar correctamente la información sobre ellos y sobre las condiciones de su traslado.

Con ello hemos querido poner en evidencia que los procedimientos previos al préstamo realizados con rigor conducen a actuaciones reguladas que reducen los riesgos para las colecciones en movimiento.

Los profesionales involucrados en estos procesos, en especial los comisarios, contarán de esta manera con protocolos fundamentados en una información contrastada y veraz que les permitirá realizar su cometido con mayor profesionalidad y seguridad para las obras que custodian.

 

Agosto, 2009

 

NOTA: Las propuestas metodológicas que se han desarrollado en esa presentación son el resultado de varios encuentros entre profesionales de múltiples disciplinas, mexicanos, españoles y brasileños, que han debatido y puesto en común protocolos aplicados en exposiciones temporales con el objetivo de acercar los modos operativos y buscar soluciones estandarizadas que faciliten el desarrollo profesional de todos y que sobre todo aseguren la conservación de las obras en tránsito. El resultado de estos encuentros y debates ha sido la publicación a la que hemos hecho referencia en varios momentos de esta presentación.

 

 

1. AA.VV. “Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales”. Ed. GEIIC. 2008.

2. AA.VV. “Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales”. Ed. GEIIC. 2008. (Anexos 5 y 6, pag. 166-182)

3 AA.VV. “Conservación preventiva y procedimientos en exposiciones temporales”. Ed. GEIIC. 2008.
(Anexo 18, pag. 252-257)         

 

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